GDPR

The White Oak respecteert uw rechten bij de verwerking van uw persoonsgegevens volgens de wetgeving van 30 juli 2018. In deze verklaring vindt u hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en gebruiken. Deze privacyverklaring geeft het algemene beleid aan op het vlak van gegevensverwerking en -bescherming van:

The White Oak (Thermae NV)

Leuvensesteenweg 118

1910 Kampenhout

Wie verwerkt uw persoonsgegevens?

The White Oak verwerkt uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring gebruiken we het persoonlijk voornaamwoord we om te verwijzen naar de The White Oak. The White Oak is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens die in deze verklaring worden omschreven en toegelicht. We verwerken alleen persoonsgegevens en we laten alleen persoonsgegevens verwerken als dat noodzakelijk is om onze taken te kunnen verrichten. We verwerken de gegevens altijd in overeenstemming met de bepalingen van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG), en met de bepalingen van de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.

The White Oak treedt op als verwerkingsverantwoordelijke. Als u algemene vragen hebt over de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken, kunt u contact opnemen via info@thewhiteoak.be

Wanneer verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens?

We verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens als u een van onze diensten aanvraagt of contact met ons opneemt in het kader van de diensten die we verlenen. We kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken als u een algemene vraag aan ons stelt.

Het is ook mogelijk dat een decreet of de regering een regeling uitwerkt waarbij we u een voor- of nadeel  toekennen zonder dat u daarvoor zelf actie onderneemt. We moeten uw persoonsgegevens dan verwerken om na te gaan of u voor dat voordeel in aanmerking komt, of dat we u een nadeel, zoals een boete, moeten opleggen.

Welke gegevens verwerken we over u?

We kunnen zowel bedrijfsgegevens verbonden aan de rechtspersoon zoals identificatiegegevens (naam organisatie en KBO nummer) en contactgegevens (gsmnummer en/of emailadres) als uw persoonsgegevens verwerken. Dat zijn de gegevens die u identificeren of die een band leggen met u als natuurlijke persoon (identificatiegegevens: naam en voornaam en contactgegevens: gsmnummer en/of emailadres).

Welke gegevens we concreet verwerken, is afhankelijk van de diensten die we aanbieden en verlenen. Bij elke categorie van persoonsgegevens vindt u een verwijzing naar de regelgeving. Daarnaast verwerken we uw identificatiegegevens, zodat we onze dienst aan u kunnen verlenen. Wanneer contactgegevens zoals emailadressen niet algemeen zijn, kunnen deze persoonsgegevens worden doordat deze uniek herleidbaar zijn naar de natuurlijk persoon. Ditzelfde is van toepassing wanneer u een gsmnummer opgeeft dat ingeschreven staat op uw privé in plaats van op het bedrijf.

Hoe verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens?

We gebruiken twee manieren om uw persoonsgegevens te verkrijgen.

We kunnen gegevens rechtstreeks bij u opvragen in een formulier of in documenten die u bij een formulier moet voegen. Die documenten zijn opgesomd in de regelgeving.

Daarnaast vragen we mogelijks gegevens op bij andere organisaties (zoals zelfstandigenorganisaties) die er al over beschikken. We leven daarbij altijd de bepalingen na over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens, die in voorkomend geval op federaal of Vlaams niveau vastgelegd zijn.

Wat zijn de grondslagen voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

We verwerken uw persoonsgegevens voor onze taken van algemeen belang die zijn opgenomen in de regelgeving. Wanneer u zelf contact met ons opneemt, worden deze verwerkt op basis van expliciete toestemming.

Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?

Algemene regel is dat uw persoonsgegevens maar zolang (mogen) worden bewaard als noodzakelijk is om de diensten te verlenen waarvoor ze noodzakelijk zijn. Dat betekent praktisch dat zolang u gebruik maakt van diensten die The White Oak aanbiedt, uw persoonsgegevens worden verwerkt. Zij worden ook nadien nog bewaard, gedurende de termijn tijdens dewelke The White Oak kan worden aangesproken voor de verleende diensten.

Bij de bewaring wordt een onderscheid gemaakt tussen de periode waarin uw dossier actief is en de periode waarin het passief wordt. Uw dossier is actief zolang u van de verleende dienst gebruik maakt. Nadien wordt het passief, wat concreet betekent dat er nog slechts een beperkt aantal medewerkers van de bevoegde dienst toegang heeft tot uw gegevens en dit gedurende 2 jaar.

Delen we uw persoonsgegevens mee aan derden?

Uw gegevens worden alleen intern verwerkt, door diensten en medewerkers van The White Oak.

Het is mogelijk dat wij voor bepaalde punctuele diensten een beroep doen op derden die dan optreden als subverwerkers. Een overzicht van de subverwerkers waar wij een beroep op doen, kan u bekomen op verzoek. In dat geval is het mogelijk dat uw gegevens ook aan deze verwerkers worden bezorgd, maar dan enkel om hen toe te laten ons de betreffende dienst te verlenen en steeds onder controle van The White Oak.

Wat zijn uw rechten?

Als we uw persoonsgegevens verwerken in het kader van het algemeen belang, kunt u zich op elk moment verzetten tegen de verwerking van uw gegevens. We wegen dan af of uw individuele belangen zwaarder doorwegen dan het algemeen belang dat we nastreven met de verwerking. Als we uw gegevens niet langer mogen of kunnen verwerken, is het ook niet mogelijk om u de dienst of het voordeel waar u aanspraak op maakt, te verlenen.

U kan uw expliciete toestemming altijd intrekken en vervolgens zullen uw gegevens verwijderd worden.

U kunt de gegevens die we over u verwerken, altijd inkijken en, indien nodig, laten verbeteren. U kunt daarvoor contact opnemen via info@thewhiteoak.be. We vragen dan een bewijs van uw identiteit zodat uw gegevens niet worden meegedeeld aan iemand die er geen recht op heeft.

Bent u van mening dat uw gegevens niet langer relevant zijn voor de verwerking en dus dienen te worden gewist, kan u dat eveneens langs diezelfde weg aanvragen.