Algemene voorwaarden

Algemeen

The White Oak (Thermae)
Leuvensesteenweg 116-118
1910 Kampenhout
Btw-nummer: BE0444.290.781
E-mail: info@thewhiteoak.be

Onze algemene voorwaarden hebben tot doel de veiligheid, rust en hygiëne bij het bezoek aan alle faciliteiten van The White Oak te waarborgen. Teneinde al onze bezoekers een aangenaam verblijf te kunnen garanderen, verzoeken wij elke bezoeker vriendelijk om de huisregels en algemene voorwaarden aandachtig te lezen en na te leven.

Eenieder die te gast is in één van onze faciliteiten wordt geacht kennis te hebben genomen van deze regels voorafgaandelijk aan elk bezoek.

The White Oak heeft het recht om elke persoon die een gevaar blijkt op te leveren voor de veiligheid en de gezondheid van de aanwezigen, de toegang tot de instelling te verbieden. Het leidinggevend personeel en het management zijn eveneens gemachtigd om aanwezige gasten uit The White Oak te zetten (dronkenschap, ordeverstoring, niet naleven van deze huisregels, en dergelijke).

The White Oak heeft het recht om mensen te weigeren om welke reden dan ook.

De huisregels zijn van toepassing op alle faciliteiten van The White Oak. Huisregels die specifiek voorzien zijn voor een bepaalde faciliteit en afwijken van het Algemeen Huisreglement, primeren op de bepalingen voorzien in het Algemeen Huisreglement.

Zich inschrijven aan de receptie van The White Oak is verplicht. Om de veiligheid binnen The White Oak te kunnen garanderen worden alle bezoekers ingeschreven via identiteitskaart (E-ID). Zonder identiteitskaart kan een bezoeker geen gebruik maken van de faciliteiten.

Bij het aanmelden aan de receptie dient de bezoeker steeds The White Oak op de hoogte te brengen van medische aandoeningen die, rechtstreeks of onrechtstreeks, een gevaar voor zichzelf of andere bezoekers kunnen betekenen. Bij een reservatie is de klant verplicht om alle allergieën, ziektes of ongemakken mee te delen. Zowel voor het gebruik van de wellnessfaciliteiten, als voor de behandelingen.

De minimumleeftijd voor het gebruiken van het spa en sauna gedeelte bedraagt 12 jaar.

Aanwijzingen van het personeel van The White Oak dienen steeds te worden gevolgd.

Om de stilte en privacy te behouden zijn gsm’s, tablets, laptops en e-readers niet toegelaten in het complex alsook tassen en handtassen. Gebruik hiervoor de voorziene lockers. Het is niet toegestaan om foto’s te nemen of video’s te maken binnen het gehele complex van The White Oak.

Wij behouden het recht voor om foutief verstrekte informatie op de website (www.thewhiteoak.be), folders of reclame te corrigeren, zowel voor als na een bezoek, inschrijving of reservatie.

Verloren voorwerpen worden 1 maand bewaard ter ophaling, daarna schenken wij deze aan een goed doel. The White Oak zal niet overgaan tot verzending van de door de gast achtergelaten voorwerpen.

The White Oak kan niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen, lichamelijke of materiële schade, verlies van goederen of foutief gebruik van het saunacomplex. Schade, door u aangebracht aan het complex, zal in rekening worden gebracht. Instellingen van de apparatuur mogen niet door de klanten worden gewijzigd.

Wij doen er alles aan om een uitstekende service en kwaliteit te bieden van onze producten en diensten. Bent u ontevreden of heeft u een opmerking dan waarderen wij het om ons hiervan op de hoogte te brengen zodat we samen tot een oplossing kunnen komen. (info@thewhiteoak.be).

Wellnessgebruik

Om de rust en ontspanning van alle bezoekers te waarborgen, wordt stilte gevraagd tijdens het gebruik van onze faciliteiten.

Wij vragen eenieder respect voor alle bezoekers en zich te onthouden van agressief of racistisch gedrag, ongewenste of gewenste intimiteiten, beledigingen, dronkenschap of fysiek geweld. Bezoekers die zich hier niet aan houden, dienen op eerste verzoek van The White Oak de faciliteiten onmiddellijk te verlaten, zonder enige vorm van compensatie of schadevergoeding.

Iedere bezoeker krijgt tijdens het verblijf een polsbandje om zijn/haar locker te sluiten en waarmee alle bestedingen worden geregistreerd. Het is verplicht om het bandje te blijven dragen. Bij verlies van het polsbandje zal een bedrag ter waarde van de inkom aangerekend worden.

Je kan ter plaatse contant, met bancontact of met creditcard betalen. Uit veiligheidsoverwegingen kunnen wij de betaling met grote coupures cash geld weigeren.

Om hygiënische redenen is het verplicht te douchen alvorens u het saunacomplex betreedt.

Ook na elk bezoek aan de sauna, de infrarood, het toilet of stoombad dien je eerst een douche te nemen alvorens je in de whirlpool of het zwembad gaat.

Verboden te duiken in het zwembad.

In het saunagedeelte is het dragen van badkleding niet toegestaan (m.u.v. badkledingdagen). Verplicht gebruik van handdoeken in sauna’s en hamam.

The White Oak kan alvorens de toegang te verlenen tot de faciliteiten, aanvullende eisen stellen met betrekking tot de persoonlijke hygiëne en de kledij van de bezoeker.

Het verzorgen van de persoonlijke hygiëne (bijvoorbeeld tandenpoetsen, scheren, haar kleuren, etc.) is niet toegestaan in de faciliteiten.

Intiem lichamelijk contact is niet toegestaan.

Roken is enkel toegestaan op het terras.

Stoelen en ligbedden bezet houden zonder ze te gebruiken is niet toegestaan.

Voor brandveiligheid is het ten strengste verboden zelf opgietingen te verrichten in de sauna. Een opgieting is uitsluitend toegestaan door medewerkers van The White Oak. Leg geen handdoeken of ander textiel te drogen in de sauna.

Het is verboden bij onweer (bliksem) de buitenbaden én het binnenbad met verbinding naar buiten te betreden.

Het is verboden om wapens, messen, chemische stoffen of andere producten in het wellnesscomplex binnen te brengen.

Annulatie

Indien niet alle overeengekomen prestaties worden geannuleerd, zijn op de geannuleerde prestaties voornoemde vergoedingen pro rata van toepassing. The White Oak kan, al dan niet incidenteel, afzien van het ontvangen van een vergoeding ingeval van annulering. Eveneens kan The White Oak van de wederpartij een vergoeding verlangen voor het verplaatsen van arrangementen en/of behandelingen.

De wederpartij is tegenover derden aansprakelijk voor de gevolgen van de annulering en zal The White Oak vrijwaren voor hieruit voortvloeiende aanspraken van deze derden. Indien The White Oak voor de annulering van de overeenkomst al betalingen aan bij de uitvoering van de overeenkomst betrokken derden heeft gedaan, moeten deze betalingen, voor zover The White Oak deze niet terug kan vorderen van die derde, door de wederpartij volledig aan The White Oak worden betaald.

The White Oak mag alle al door de wederpartij betaalde bedragen verrekenen met de door de wederpartij verschuldigde schadevergoeding.

The White Oak adviseert haar bezoekers om waardevolle voorwerpen altijd op te bergen in de daarvoor bestemde afsluitbare lockers. Iedere bezoeker is zelf verantwoordelijk voor zijn persoonlijke bezittingen. Wanneer schade aangebracht wordt aan de door jou gehuurde ruimte (locker) ben je verplicht de herstelling van deze schade te vergoeden.

The White Oak is niet verantwoordelijk voor diefstal en/of het zoekraken van voorwerpen binnen het domein van The White Oak.

Op al onze rechtsverhoudingen is het Belgisch recht van toepassing. Voor geschillen tussen The White Oak en onze klanten is de rechtbank Vredegerecht Vilvoorde en eerste aanleg Brussel (afhankelijk van de waarde van het bedrag) bevoegd, tenzij door de wet een andere rechtbank wordt toegewezen.

Overmacht

Ingeval er sprake is van overmacht aan de zijde van de wederpartij of het bedrijf, mag het bedrijf de overeenkomst middels een schriftelijke verklaring, aan de wederpartij te ontbinden of de nakoming van haar verplichtingen tegenover de wederpartij voor een redelijke termijn opschorten zonder tot enige schadevergoeding gehouden te zijn.

Onder overmacht aan de zijde van het bedrijf wordt in het kader van deze Algemene Voorwaarden verstaan: een niet-toerekenbare tekortkoming van het bedrijf, van de door haar ingeschakelde derden of toeleveranciers of overige zwaarwegende redenen aan de zijde van het bedrijf. Als omstandigheden waarin sprake zal zijn van overmacht zullen onder meer worden verstaan:

oorlog, terrorisme, oproer, mobilisatie, binnen- en buitenlandse onlusten, overheidsmaatregelen, stakingen binnen de organisatie van het Bedrijf en/of van de wederpartij of dreiging van deze e.d.
omstandigheden, verstoring van de ten tijde van het aangaan van de overeenkomst bestaande valutaverhoudingen, bedrijfsstoringen door brand, inbraak, sabotage, natuurverschijnselen e.d.
evenals door weersomstandigheden, natuurverschijnselen, wegblokkades, ongeval e.d.
ontstane transportmoeilijkheden en leveringsproblemen.

Overmacht is tevens een onvoorzien personeelstekort door ziekte of afwezigheid met gegronde reden van werknemers, masseurs, schoonheidsspecialistes, etc.

Indien de overmachtssituatie intreedt als de overeenkomst al ten dele is uitgevoerd, moet de wederpartij in ieder geval zijn verplichtingen ten opzichte van het bedrijf tot aan dat moment nakomen.

Hygiëne & veiligheid

Teneinde de veiligheid te bewaren is er enkel cameratoezicht aan de uitgangsdeuren en aan de receptie. De bezoeker wordt hierop attent gemaakt bij het betreden van de faciliteiten van The White Oak.

Het is niet toegestaan producten toe te voegen in het zwembad, de jacuzzi of de sauna’s.

Iedere bezoeker wordt geacht zijn/haar lichaam grondig te reinigen in de daarvoor beschikbare ruimtes, alvorens het wellnesscomplex te betreden en gebruik te maken van de wellnessfaciliteiten.

Na gebruik van het toilet worden bezoekers vriendelijk verzocht hun handen grondig te wassen met water en zeep.

Voor ieders hygiëne is het verplicht om in de sauna’s en het voetenbad met het volledige lichaam plaats te nemen op een handdoek.

Eenieder is uiteraard welkom om gebruik te maken van onze faciliteiten, maar wees u ervan bewust dat er zich geen lift in het gebouw bevindt en er een heel aantal niveauverschillen zijn, zijnde zwembad, jacuzzi’s, watervalbad, voetenbad, sauna met bankenniveau’s, …

Het is verboden te lopen wegens gevaar op gladheid en risico tot vallen.

Gelieve uw afval in de vuilnisbakken te gooien.

Huisdieren worden niet toegelaten.

Sauna & gezondheid

Checklist voor je eerste saunabezoek:

Minimum 2 grote handdoeken: eentje om op te zitten in de sauna en eentje om je af te drogen.
Een badjas: om tussen twee saunasessies tot rust te komen of om in het restaurant iets te gaan eten/drinken.
Slippers: hygiëne is een topprioriteit!
Een haarborstel: om na de allerlaatste keer douchen je kapsel weer in model te brengen.
Doe best een sanitaire stop alvorens je saunabezoek, sauna werkt immers stimulerend op de nieren.
Sauna en hygiëne zijn onafscheidelijk met elkaar verbonden.
Een warme douche en het gebruik van zeep is bij uw binnenkomst en telkens na het gebruik van het toilet verplicht. Ook bij het wisselen van de baden is het aan te raden om u goed af te spoelen, om de waterkwaliteit op peil te houden.
Gebruik geregeld het warm voetbad. Bij het begin van de saunabeurt om het lichaam voor te verwarmen en de voeten te desinfecteren, nadien om het lichaam na een afkoelingsbeurt op te warmen.
Bouw uw saunabezoek op en start met een infraroodsauna of een minder warme sauna. Het is afgeraden te starten met de heetste sauna.
Luister naar je eigen lichaam en blijf in de cabine zolang u het zelf behaaglijk vindt, met een minimum van ongeveer 5 minuten.
Geleidelijk afkoelen doet u best door te genieten van de buitenlucht, u kan een wandeling maken of even buiten zitten en goed in- en uitademen. De afkoelslang is de volgende stap, gevolgd door een koude douche, het koude dompelbad en/ of het zwembad.
Drink voldoende water na je saunabezoek
Hydraterende crème: je huid is helemaal gereinigd, vergeet ze niet goed te hydrateren om dat zachte gevoel zo lang mogelijk te bewaren.
Minstens een kwartier rusten tussen twee saunasessies is een absolute vereiste.

Mensen met een hoge bloeddruk dienen op te letten tijdens het afkoelen.

Door de plotse koude vernauwen je bloedvaatjes (in sommige gevallen kunnen ze zelfs sluiten) en daardoor gaat je bloeddruk dus stijgen. Spring dan ook niet meteen in het koude dompelbad, koel liever af met een lauwe douche en laat voldoende tijd tussen twee saunasessies.

Mensen met een lage bloeddruk moeten een beetje voorzichtig zijn tijdens het opwarmen. Door de warmte in de sauna zijn de bloedvaatjes namelijk verwijd en gaat de bloeddruk dus dalen. Enkele tips: blijf niet te lang op de hoogste bank in de sauna zitten, daar is het namelijk het warmst. Kies liever voor de onderste bank en beperk je tijd in de sauna. Ook te lang in de jacuzzi zitten, kan duizeligheid veroorzaken, een dikke vijf minuten in de hot tub is dan ook voldoende.

Mensen met ademhalingsproblemen of astma die voor de eerste keer naar de sauna willen gaan, doen er beter aan om eerst even met hun dokter te overleggen.

Diabetes is een ziekte waarmee men in principe naar de sauna mag gaan. Wij raden alle diabetici aan om het advies van de behandelende geneesheer te vragen alvorens naar de sauna te trekken.

Checklist saunagebruik voor diabetes patiënten:

Geen insuline inspuiten vlak voor de sauna.
Steeds in gezelschap naar de sauna gaan.
Regelmatig de glucosewaarden meten.
Een snack voor noodgevallen voorzien.
Je tijd in de sauna beperken.
Goed afkoelen.
Voldoende rusten.

Voedingswaren/dranken

Het is niet toegestaan eigen drank en/of voedingswaren te nuttigen in het volledige gebouw.

Drank en voedingswaren kunnen enkel genuttigd worden in het restaurant, het buitenterras en aan de tropical bar. Het is dus verboden drank of eten te verbruiken in onze sauna’s, stoomcabine, whirlpools of zwembaden.

Het is de verantwoordelijkheid van de klant om, in geval van allergische aandoeningen, de allergenenkaart op te vragen aan het zaalpersoneel. Alcohol en sauna gaan niet goed samen. Het personeel is bevoegd, voor jouw en onze veiligheid, om te weigeren alcohol te schenken aan gasten wanneer ze dit niet verantwoord achten. Gelieve daarom alcohol met mate te gebruiken.

Net voor of tijdens uw saunabezoek is het verboden om verdovende, pijnstillende of geestverruimende middelen te gebruiken.

Kleding

Benodigdheden voor uw Wellness-ervaring: badlinnen (1 badjas, 1 grote handdoek, 1 kleine handdoek)

Het dragen van een badjas is verplicht. Een eigen badjas en handdoeken zijn toegelaten, maar kunnen naar wens ook gehuurd worden aan de receptie. Bij verlies van gehuurd badlinnen wordt een compensatie aangerekend: badjas 50€ en badhanddoek 25€.

Een badjas in handdoekstof is nodig om je warm en bedekt te houden, zowel in de wellness als in onze restaurantgelegenheden. Daarnaast heb je 1 grote handdoek nodig in de sauna, omdat jouw volledig lichaam op een handdoek moet liggen. Verder heb je nog 1 handdoek nodig om jezelf af te drogen.

Draag steeds een badjas wanneer je in het wellnesscomplex en de tuin circuleert. In de lounge- en rustruimtes is een badjas ook verplicht.

Het wellnesscomplex betreden met schoenen, laarzen of ander schoeisel is verboden. Het dragen van anti-slip badslippers is verplicht bij het zich verplaatsen in het wellnesscomplex. Sauna’s en baden betreed je blootsvoets.

Eigen slippers zijn toegelaten, maar worden ook te koop aangeboden aan de receptie.

Badkledingdagen

Op de badkledingdagen is enkel aansluitende zwemkledij in de stof elastaan toegestaan. Deze stof houdt geen afvalstoffen vast, waardoor de kwaliteit van ons water optimaal blijft.

Op de badkledingdagen gelden volgende voorschriften:

Voor heren is een korte, aansluitende zwemshort in elastaan stof verplicht. ‘Losse’ zwemshorts zijn niet toegelaten.
Voor dames geldt een bikini of badpak zonder gesloten hals, mouwen en/of pijpen. Strings en monokini zijn niet toegelaten.

Voorwaarden behandelingen

Leeftijd

Iedereen vanaf 12 jaar is welkom in het wellnesscomplex. -18jarigen dienen bij het bezoek aan het wellnesscomplex dus nog begeleid te worden door een volwassene (+18 jarige).

Boekingen

Wanneer u een reservering maakt gaat u automatisch akkoord met de huisregels.

Afspraken kunnen telefonisch, via mail/website of aan de receptie gemaakt worden. Bevestiging van de afspraak gebeurt via mail.

Duur van een behandelsessie omvat het onthaal, de tijd om u om te kleden, en bij sommige behandelingen, de rusttijd.

Graag tijdig op uw afspraak aanwezig zijn, minstens 10 minuten op voorhand aanmelden aan de balie.

Het te laat verschijnen voor een sessie kan geen aanleiding geven tot het verlengen van de duur van de behandeling. Wanneer er onvoldoende tijd rest om de behandeling tot een kwalitatief goed einde te brengen zal de afspraak naar een ander tijdstip verplaatst worden. Houdt u er rekening mee dat dit niet altijd op korte termijn in te plannen is.

De behandeling zal echter wel volledig in rekening gebracht worden.

Onze modelleringsessies zijn noch medisch, noch paramedisch. Het gaat hier om verzorgingssessies in het vlak van het welzijn/welgevoelen en esthetiek.

No-show

Bij een No Show wordt de geplande behandeling volledig gefactureerd, u ontvangt hiervan een factuur.

Gelaatsverzorgingen

Er worden geen gelaatsverzorgingen gegeven bij:

Koorts/Koortslip
Griep of hevige verkoudheid
Besmettelijke huidziekten

The White Oak behoudt het recht om cliënten te weigeren waarvan de persoonlijke hygiëne te wensen overlaat. Bij ontharingen van intieme zones vragen we u om opgefrist naar de salon te komen.

De behandelingen zijn strikt van niet-erotische aard. Op eventuele (in)directe verzoeken wordt dan ook niet ingegaan en wordt u de toegang ontzegt.

Indien u wenst langs te komen voor een cadeaubon, product of algemene informatie helpen wij u graag verder aan het onthaal.

Allergie

In geval van een allergische reactie van producten van The White Oak dient u contact op te nemen zodat wij uw huid aan een analyse/onderzoek kunnen onderwerpen om de allergie te zien/ constateren. Indien er sprake is van een reactie welke product gerelateerd zou kunnen zijn, dient u een klachten allergieformulier in te vullen en te ondertekenen. Zonder dit formulier kunnen wij uw product niet terugsturen naar de leverancier.

Producten

Indien u kiest om te betalen met een kredietkaart, wordt het bedrag onmiddellijk na uw bevestiging van betaling van uw kaart gedebiteerd. Al onze prijzen zijn indicatief en kunnen mogelijks worden aangepast

Producten retourneren

Aangekochte producten bij The White Oak die niet volgens verwachting zijn en je wenst om te ruilen, kan onder de volgende voorwaarden:

Het product moet zich in de originele staat en onbeschadigd bevinden.

Je mag het product niet daadwerkelijk gebruiken als je nog niet weet of je het houdt. The White Oak mag een vergoeding vragen als na omruiling blijkt dat je iets met het product hebt gedaan dat niet nodig was om het te kunnen beoordelen.

Ruilen van bij The White Oak aangekochte producten kan alleen binnen 14 dagen na aankoop met overlegging van het aankoopbewijs, mits het product ongeopend en/of ongebruikt is.

Producten zijn enkel aankoopbaar bij The White Oak vestiging te Kampenhout en kunnen enkel ter plaatse aan de receptie omgeruild worden.